Comment Confirmer une Réservation et Etablir une Facture

 
Après plusieurs échanges avec vos futurs hôtes sur les dates précises de séjour, le prix, les termes du contrat de location et les éventuelles règles (logement fumeur/non fumeur…), vient donc le moment de formaliser votre accord.

Pour cela, il vous suffit d'envoyer un email de confirmation à vos futurs locataires accompagné d'une facture et d'une copie du contrat de location vacances à signer.

 

Télécharger le modèle de confirmation de facture

Vous aurez besoin de quelques renseignements sur les vacanciers,si vous ne les avez pas encore. En voici la liste :

  • Nom complet
  • Adresse
  • Téléphone domicile
  • Téléphone mobile (utilisé pendant le séjour)
  • Email
  •  
  • Nombre d'adultes
  • Nombre d'enfants
  • Nombre d'animaux (si besoin)
  •  
  • Date d'arrivée
  • Date de départ
  • Heure approximative d'arrivée
  • Moyen de transport (pour indiquer comment se rendre à votre location par la suite)
  •  
  • Demandes particulières (équipement bébé, location voiture, etc...)
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  • Moyen de paiement : en plus de confirmer les modalités de paiement, demandez à l’avance le mode de paiement utilisé : espèces, virement bancaire, chèque, carte bancaire, PayPal...
  • Echelonnement des versements : indiquez les modalités (règlement en une seule fois du loyer, versement d’un acompte ou d’arrhes, paiement d’une caution…) Si vous demandez un règlement en plusieurs fois, précisez la somme pour chaque transaction et la date.

Votre email de confirmation marque le point de départ de votre accord avec les futurs locataires, n’omettez donc pas les éléments essentiels. De même pour établir une facture, pensez à détailler les différents montants, comme par exemple :
 
Montant total 650€ = 600€ (loyer) + 50€ (ménage), etc...
1er versement de 300€ au 15 avril 2012
2ème versement de 350€ au 15 mai 2012